Od czego zacząć automatyzację procesów księgowych? Praktyczny przewodnik dla firmy

Automatyzacja księgowości nie musi oznaczać natychmiastowej wymiany wszystkich używanych programów ani przebudowania całego działu finansowego. Znacznie lepszym podejściem jest znalezienie czynności, które są powtarzalne, zajmują pracownikom dużo czasu i jednocześnie nie wymagają za każdym razem indywidualnej analizy.

W praktyce dobrym punktem wyjścia są faktury, dokumenty kosztowe, wyciągi bankowe oraz procesy związane z ich wprowadzaniem, akceptacją i księgowaniem. Rozwiązania wykorzystujące OCR, integracje z programami księgowymi czy automatyczne reguły dekretacji mogą ograniczyć liczbę ręcznych operacji. Dodatkowego znaczenia nabiera to wraz z cyfryzacją fakturowania i obowiązkowym KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że KSeF ma służyć między innymi cyfryzacji procesów fakturowania i księgowania.

Czym jest automatyzacja procesów księgowych?

Automatyzacja procesów księgowych polega na wykorzystaniu oprogramowania do wykonywania powtarzalnych czynności, które wcześniej wymagały ręcznej pracy. Nie oznacza to automatycznego podejmowania każdej decyzji księgowej. Chodzi przede wszystkim o przekazanie systemowi tych zadań, które można opisać za pomocą określonych reguł.

Przykładem może być faktura zakupowa. W tradycyjnym modelu pracownik otwiera dokument, przepisuje dane, sprawdza kontrahenta, wprowadza kwoty, przypisuje kategorię kosztową i przekazuje fakturę do dalszej obsługi.

W zautomatyzowanym procesie część tych czynności może zostać wykonana przez system. Dane są pobierane z dokumentu, faktura otrzymuje odpowiednią kategorię, a następnie może zostać przekazana do akceptacji lub księgowania.

Nie chodzi więc o to, aby automatyzować wszystko. Chodzi o to, aby człowiek wykonywał przede wszystkim te zadania, w których rzeczywiście potrzebna jest jego wiedza i ocena.

Od czego zacząć automatyzację procesów księgowych?

Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnego sposobu pracy. Zanim zostanie wybrane konkretne narzędzie, warto dokładnie sprawdzić, jak wygląda droga dokumentu od momentu jego otrzymania do zaksięgowania.

Należy odpowiedzieć na kilka prostych pytań:

• skąd trafiają faktury do firmy?
• ile dokumentów jest przetwarzanych miesięcznie?
• kto wprowadza dane?
• ile osób uczestniczy w akceptacji?
• które informacje są przepisywane ręcznie?
• gdzie najczęściej powstają błędy?
• ile czasu zajmuje odnalezienie konkretnego dokumentu?
• jak dokument trafia do programu księgowego?
• które czynności powtarzają się przy każdej fakturze?

Dopiero taka analiza pozwala określić, gdzie automatyzacja przyniesie największą korzyść.

Które procesy księgowe warto automatyzować w pierwszej kolejności?

Czy faktury zakupowe są dobrym punktem wyjścia?

W większości firm tak. Faktury zakupowe pojawiają się regularnie, często mają podobną strukturę i wymagają wykonania wielu powtarzalnych czynności.

Automatyzacja może obejmować między innymi odczytywanie danych, przypisywanie kategorii, dekretację, przekazywanie dokumentu do akceptacji i eksport danych do programu księgowego.

SaldeoSMART wykorzystuje OCR do odczytywania danych z faktur i dokumentów, a także umożliwia integrację z programami księgowymi i systemami ERP. Według informacji dostępnych w materiałach producenta system może również wykorzystywać kategorie odpowiadające schematom dekretacji, dzięki czemu dokument może zostać automatycznie zaksięgowany zgodnie z ustalonym wzorcem.

Czy warto automatyzować wyciągi bankowe?

Tak, szczególnie jeśli firma wykonuje dużą liczbę transakcji. Ręczne pobieranie wyciągów, importowanie ich do programu i dopasowywanie płatności do dokumentów może być czasochłonne.

Automatyzacja może ograniczyć liczbę operacji wykonywanych przez księgowego i przyspieszyć uzgadnianie płatności. W przypadku dużej liczby transakcji efekt skali może być szczególnie widoczny.

Czy warto automatyzować faktury cykliczne?

Tak, jeśli firma regularnie wystawia takie same lub podobne dokumenty. Przykładem mogą być abonamenty, stałe usługi czy miesięczne opłaty dla klientów.

Zamiast tworzyć każdą fakturę ręcznie, można przygotować schemat, który będzie wykorzystywany przy kolejnych okresach rozliczeniowych.

Jak rozpoznać czynności, które nadają się do automatyzacji?

Nie każda czynność księgowa będzie dobrym kandydatem do automatyzacji. Najłatwiej zacząć od procesów, które spełniają kilka warunków.

Dobrym kandydatem jest więc czynność wykonywana często, według podobnego schematu i bez konieczności podejmowania za każdym razem skomplikowanej decyzji.

Jaką rolę odgrywa OCR w automatyzacji księgowości?

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, pozwala odczytywać informacje z dokumentów i przekazywać je do systemu w formie cyfrowej.

W przypadku faktury mogą to być między innymi:

• dane sprzedawcy,
• NIP,
• numer dokumentu,
• data wystawienia,
• termin płatności,
• kwota netto,
• VAT,
• kwota brutto,
• numer rachunku,
• pozycje na fakturze.

Znaczenie OCR będzie jednak zależało od rodzaju dokumentów występujących w firmie. W przypadku faktur ustrukturyzowanych z KSeF system może pracować bezpośrednio na danych zapisanych w strukturze XML. Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktura ustrukturyzowana ma określoną strukturę logiczną i format XML. Od 1 lutego 2026 r. stosowana jest struktura FA(3).

OCR nadal pozostaje przydatny w przypadku dokumentów, które nie trafiają do przedsiębiorstwa jako dane strukturalne.

Czy KSeF zmienia podejście do automatyzacji księgowości?

Zdecydowanie. KSeF nie jest jednak kompletnym systemem automatyzującym wszystkie procesy księgowe.

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Programy finansowo-księgowe mogą integrować się z KSeF poprzez API.

Wewnętrzny proces firmy nadal może wyglądać inaczej. Faktura może wymagać przypisania do działu, projektu lub budżetu, akceptacji przez managera czy kontroli zgodności z zamówieniem.

Dlatego warto myśleć o KSeF jako o jednym z elementów cyfrowego ekosystemu finansowego. Kolejnym krokiem jest połączenie danych z procesami wewnętrznymi.

Jak powinien wyglądać zautomatyzowany proces obsługi faktury?

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

otrzymanie dokumentu → odczyt danych → weryfikacja → klasyfikacja → akceptacja → dekretacja → księgowanie → archiwizacja

W przypadku faktur z KSeF pierwszym etapem może być automatyczne pobranie danych z systemu. Przy dokumentach otrzymanych w innych formatach może zostać wykorzystany OCR.

Następnie system może sprawdzić podstawowe informacje i przypisać dokument do odpowiedniej ścieżki. Faktura dotycząca marketingu może trafić do działu marketingu, dokument związany z zakupem sprzętu do odpowiedniego managera, a dokument bez wymaganej akceptacji może zostać zatrzymany przed zaksięgowaniem.

Takie reguły można konfigurować zgodnie z organizacją przedsiębiorstwa.

Czy automatyzacja oznacza brak kontroli człowieka?

Nie. W dobrze zaprojektowanym procesie automatyzacja powinna przede wszystkim ograniczać ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności.

Człowiek nadal może być odpowiedzialny za:

• zatwierdzanie kosztów,
• analizę nietypowych dokumentów,
• kontrolę błędów,
• podejmowanie decyzji dotyczących klasyfikacji,
• weryfikację wyjątków,
• analizę finansową.

W praktyce można więc ustawić proces tak, aby system automatycznie obsługiwał standardowe przypadki, a do pracownika trafiały przede wszystkim dokumenty wymagające uwagi.

To znacznie lepszy model niż próba automatyzowania decyzji, które z natury wymagają wiedzy księgowej.

Jakie korzyści daje automatyzacja księgowości?

Najważniejszą korzyścią jest ograniczenie liczby powtarzalnych czynności. Przekłada się to na krótszy czas obsługi dokumentów, ale nie tylko.

Automatyzacja może również:

• ograniczyć ręczne przepisywanie danych,
• zmniejszyć ryzyko pomyłek,
• przyspieszyć obieg dokumentów,
• ułatwić kontrolę statusu faktur,
• usprawnić wyszukiwanie dokumentów,
• ułatwić pracę zdalną,
• ograniczyć liczbę dokumentów papierowych,
• poprawić dostęp do danych finansowych.

SaldeoSMART wskazuje między innymi na eliminowanie czynności powtarzalnych, przyspieszenie pracy oraz możliwość redukcji kosztów jako efekty automatyzacji. W rozwiązaniu dostępne są również integracje z programami księgowymi i systemami ERP.

Jak policzyć opłacalność automatyzacji?

Warto zacząć od prostego rachunku. Załóżmy, że firma przetwarza 1000 faktur miesięcznie, a ręczna obsługa jednej faktury zajmuje średnio 5 minut.

Daje to około 5000 minut, czyli ponad 83 godziny miesięcznie samej pracy związanej z obsługą dokumentów.

Nie oznacza to, że całość tego czasu można automatycznie wyeliminować. Część czynności nadal wymaga kontroli człowieka. Można jednak policzyć, ile czasu zajmują konkretne etapy i które z nich mogą zostać ograniczone.

To pozwala porównać potencjalną oszczędność czasu z kosztem wdrożenia rozwiązania.

Czy warto automatyzować wszystko jednocześnie?

Zazwyczaj nie. Duży projekt wdrażany jednorazowo może powodować niepotrzebne komplikacje i opór pracowników.

Lepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od jednego procesu. Na przykład od faktur zakupowych. Po jego uporządkowaniu można przejść do wyciągów bankowych, elektronicznego obiegu dokumentów, faktur cyklicznych czy kolejnych procesów księgowych.

Warto też ustalić konkretne wskaźniki przed rozpoczęciem projektu. Można mierzyć średni czas obsługi faktury, liczbę dokumentów przetwarzanych przez jednego pracownika czy liczbę błędów wymagających poprawy.

Dzięki temu po wdrożeniu można sprawdzić, czy automatyzacja rzeczywiście poprawiła proces.

Jak wybrać system do automatyzacji księgowości?

Przede wszystkim należy sprawdzić, czy system odpowiada na rzeczywiste problemy firmy. Sama liczba funkcji nie powinna być głównym kryterium.

Warto zweryfikować:

• integrację z używanym programem księgowym,
• obsługę KSeF,
• OCR,
• elektroniczny obieg dokumentów,
• automatyczną dekretację,
• integracje z ERP,
• obsługę wyciągów bankowych,
• możliwość definiowania reguł,
• zarządzanie uprawnieniami,
• raportowanie,
• możliwości rozwoju wraz ze wzrostem firmy.

Istotne jest również to, czy system pozwala łączyć kilka procesów. Automatyczne odczytanie faktury jest przydatne, ale jeszcze większą wartość daje sytuacja, w której dane z faktury mogą zostać automatycznie wykorzystane w księgowości.

Jak wdrożyć automatyzację bez dezorganizacji pracy?

Najbezpieczniej działać etapami. Najpierw należy opisać proces, później wybrać obszar pilotażowy i określić sposób mierzenia efektów.

Przykładowy plan może wyglądać tak:

Etap 1. Audyt procesu. Sprawdzenie, jak obecnie przetwarzane są dokumenty.

Etap 2. Wybór procesu. Znalezienie czynności o największym potencjale automatyzacji.

Etap 3. Konfiguracja. Ustalenie reguł, użytkowników, ścieżek akceptacji i integracji.

Etap 4. Testy. Sprawdzenie działania na rzeczywistych dokumentach.

Etap 5. Pomiar. Porównanie czasu i liczby błędów przed i po wdrożeniu.

Etap 6. Rozszerzenie. Automatyzacja kolejnych procesów dopiero po ustabilizowaniu pierwszego.

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko wdrożenia rozwiązania, które dobrze wygląda na papierze, ale nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy.

Na co uważać podczas automatyzacji księgowości?

Najczęstszym błędem jest automatyzowanie źle zaprojektowanego procesu. Jeśli faktura przed wdrożeniem przechodzi przez pięć niepotrzebnych etapów, samo przeniesienie tego procesu do systemu nie rozwiąże problemu.

Najpierw warto uprościć procedurę, a dopiero później ją automatyzować.

Drugim problemem jest brak wyjątków. System powinien przewidywać sytuacje, w których dokument nie spełnia standardowych warunków. Nieprawidłowy NIP, nietypowa faktura, korekta czy brak wymaganej akceptacji powinny uruchamiać dodatkową ścieżkę kontroli.

Trzecim błędem jest pomijanie pracowników. Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak działa nowy proces.

Od czego zacząć w małej firmie, a od czego w dużej organizacji?

W małej firmie dobrym początkiem może być automatyzacja faktur zakupowych i integracja z programem księgowym. Proces jest stosunkowo łatwy do przeanalizowania, a efekty można szybko zauważyć.

W większej organizacji warto zacząć od audytu procesów i ustalenia odpowiedzialności. Faktury mogą trafiać do różnych działów, być przypisywane do projektów i wymagać wieloetapowej akceptacji. W takim przypadku kluczowe znaczenie ma elektroniczny obieg dokumentów oraz możliwość definiowania reguł.

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa zasada pozostaje podobna. Najpierw należy znaleźć proces, który generuje dużo powtarzalnej pracy, a następnie automatyzować go krok po kroku.

Co dalej po automatyzacji pierwszego procesu?

Pierwsze wdrożenie powinno być punktem wyjścia, a nie końcem projektu. Po kilku tygodniach lub miesiącach warto sprawdzić, jakie czynności nadal są wykonywane ręcznie i gdzie pojawiają się wyjątki.

Może się okazać, że po automatyzacji faktur największym ograniczeniem pozostaje akceptacja dokumentów. Wtedy kolejnym krokiem będzie elektroniczny obieg. Jeśli problemem jest uzgadnianie płatności, warto przeanalizować automatyzację wyciągów bankowych.

Kierunek rozwoju powinien wynikać z danych zebranych podczas pierwszego etapu, a nie z samej liczby dostępnych funkcji systemu.

Podsumowanie

Od czego zacząć automatyzację procesów księgowych? Najlepiej od analizy tego, co faktycznie zajmuje pracownikom najwięcej czasu. W wielu przedsiębiorstwach dobrym punktem wyjścia będą faktury zakupowe, ponieważ ich obsługa obejmuje wiele powtarzalnych czynności, które można częściowo zautomatyzować.

Kolejnym krokiem powinno być połączenie OCR, elektronicznego obiegu dokumentów, programu księgowego oraz, w odpowiednich procesach, KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że programy finansowo-księgowe mogą integrować się z KSeF przez API, co otwiera drogę do dalszej automatyzacji pracy z fakturami.

Najważniejsze jest jednak podejście procesowe. Najpierw warto uprościć i zmierzyć proces, następnie zautomatyzować jego najbardziej powtarzalne elementy, a dopiero później rozszerzać rozwiązanie na kolejne obszary. W ten sposób automatyzacja przestaje być pojedynczym zakupem technologicznym, a staje się sposobem na systematyczne usprawnianie pracy księgowości.

Źródła:

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/

https://ksef.podatki.gov.pl/co-to-jest-ksef/

https://ksef.podatki.gov.pl/integratorzy-it/

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/

https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/rozwiazanie-informatyczne-integracje-i-struktura-ksef/

https://www.podatki.gov.pl/vat/ksef/