Jak usprawnić pracę magazynu bez zwiększania zatrudnienia?
Rosnąca liczba zamówień nie zawsze musi oznaczać konieczność zatrudniania kolejnych pracowników. W wielu magazynach problemem nie jest brak rąk do pracy, lecz nieefektywna organizacja procesów, ręczne przepisywanie danych, nieaktualne stany magazynowe czy zbyt długi czas potrzebny na odnalezienie towaru. Odpowiednia organizacja oraz wykorzystanie prostych narzędzi informatycznych mogą znacząco zwiększyć wydajność bez powiększania zespołu. Jak zatem usprawnić pracę magazynu, skrócić czas realizacji zadań i ograniczyć liczbę pomyłek?
Zacznij od uporządkowania procesów
Pierwszym krokiem powinno być przeanalizowanie tego, jak towar porusza się po magazynie. Warto sprawdzić cały proces od momentu przyjęcia dostawy aż do wydania produktu klientowi.
Problemy często pojawiają się tam, gdzie jedna czynność wykonywana jest kilka razy. Przykładem może być zapisanie danych z dostawy na kartce, późniejsze przepisanie ich do arkusza, a następnie ponowne wprowadzenie do programu sprzedażowego. Każdy taki etap zabiera czas i zwiększa ryzyko błędu.
Dobrze zorganizowany magazyn powinien ograniczać liczbę ręcznych operacji oraz jasno określać, kto odpowiada za przyjęcie towaru, kompletację zamówienia, wydanie produktów czy kontrolę stanów.
Wprowadź stałe lokalizacje towarów
Dużo czasu można stracić na samo szukanie produktów. Jeżeli pracownik musi za każdym razem sprawdzać kilka regałów, zanim znajdzie właściwy artykuł, wydajność całego magazynu szybko spada.
Pomocne jest przypisanie produktom konkretnych lokalizacji, np. regału, półki czy sektora. Towary najczęściej wydawane warto umieszczać w miejscach łatwo dostępnych i znajdujących się blisko strefy kompletacji.
W większym magazynie dobrze sprawdza się system adresowania lokalizacji. Pracownik otrzymuje wtedy dokładną informację, gdzie znajduje się dany produkt, zamiast polegać wyłącznie na swojej pamięci.
Ogranicz ręczne przepisywanie danych
Jednym z najprostszych sposobów na przyspieszenie pracy jest wykorzystanie kodów kreskowych. Zamiast ręcznie wpisywać indeks produktu, jego nazwę czy numer seryjny, pracownik może zeskanować kod za pomocą czytnika lub terminala mobilnego.
Rozwiązanie to przydaje się podczas:
- przyjmowania dostaw,
- wydawania towaru,
- kompletowania zamówień,
- przesunięć między magazynami,
- sprawdzania cen i stanów,
- inwentaryzacji.
Skanowanie kodów ogranicza liczbę pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych i pozwala wykonywać wiele operacji znacznie szybciej.
Korzystaj z programu magazynowego
Przy większej liczbie produktów prowadzenie ewidencji w arkuszu kalkulacyjnym szybko staje się niewygodne. Trudniej kontrolować aktualne stany, dokumenty, rezerwacje oraz historię ruchów magazynowych.
Program magazynowy pozwala zgromadzić najważniejsze informacje w jednym miejscu. Pracownik może sprawdzić aktualną ilość produktu, historię przyjęć i wydań, dokumenty PZ lub WZ, lokalizację towaru czy dane kontrahenta.
Automatyzacja części operacji powoduje również, że informacje nie muszą być wprowadzane kilka razy do różnych systemów. Przykładem może być program magazynowy LoMag, który umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej, obsługę dokumentów oraz współpracę z czytnikami kodów kreskowych i terminalami mobilnymi.
Zadbaj o aktuane stany magazynowe
Nieaktualne stany to jedna z częstszych przyczyn problemów organizacyjnych. W systemie widnieje produkt, którego fizycznie nie ma na półce, albo odwrotnie – towar znajduje się w magazynie, ale nie został poprawnie przyjęty.
Takie sytuacje powodują niepotrzebne sprawdzanie regałów, opóźnienia w realizacji zamówień i kontaktowanie się pomiędzy działami.
Każde przyjęcie, wydanie i przesunięcie powinno być rejestrowane możliwie szybko. Jeżeli magazynier wykonuje operację bezpośrednio na terminalu mobilnym, zmiana może być od razu widoczna w systemie.
Usprawnij kompletowanie zamówień
Kompletacja jest często jednym z najbardziej czasochłonnych procesów magazynowych. Dużo zależy tutaj od rozmieszczenia produktów i kolejności, w jakiej pracownik porusza się pomiędzy regałami.
Warto analizować, które produkty są sprzedawane najczęściej i ustawić je bliżej miejsca pakowania. Można również grupować zamówienia i kompletować kilka z nich podczas jednego przejścia przez magazyn.
Przydatne są także terminale z czytnikiem kodów. Pracownik widzi listę produktów do zebrania i potwierdza właściwy artykuł poprzez jego zeskanowanie. Pozwala to zmniejszyć ryzyko zapakowania niewłaściwego produktu.
Regularnie kontroluj magazyn
Usprawnienie pracy nie kończy się na wdrożeniu programu czy zakupie czytników. Warto regularnie sprawdzać, które czynności nadal zajmują najwięcej czasu.
Może się okazać, że problemem jest niewłaściwe rozmieszczenie produktów, zbyt długa droga między magazynem a stanowiskiem pakowania albo brak jasno określonej procedury przyjmowania zwrotów.
Dobrym rozwiązaniem jest okresowe analizowanie liczby pomyłek, czasu kompletacji zamówień, braków magazynowych i reklamacji wynikających z błędnego wydania produktów.
Większa wydajność nie zawsze wymaga większego zespołu
Zwiększenie zatrudnienia może być konieczne przy bardzo szybkim rozwoju firmy, ale nie powinno być pierwszą odpowiedzią na każdy problem z wydajnością magazynu. Często znacznie więcej można osiągnąć poprzez uporządkowanie procesów, lepsze rozmieszczenie towarów i ograniczenie ręcznej pracy.
Kody kreskowe, terminale mobilne, aktualne stany oraz program magazynowy pomagają wykonywać te same zadania szybciej i z mniejszą liczbą błędów. Dzięki temu firma może obsługiwać więcej zamówień bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników, a magazyn staje się bardziej przewidywalny i łatwiejszy w zarządzaniu.
