Spotkanie z wizytówką

W ciągu ostatnich dwóch miesięcy byłem na kilku konferencjach i spotkaniach biznesowych. W takich sytuacjach poznaje się mnóstwo nowych osób, czego efektem jest spora ilość rozdanych i otrzymanych wizytówek. To właśnie przeglądając wizytownik wpadłem na pomysł napisania tego artykułu.

Wizytówki, dawniej nazywane biletami wizytowymi, wysyłane były zamiast wizyty lub ją poprzedzały. Dziś posługujemy się nimi niemal podczas każdego spotkania biznesowego. Są elementem reprezentującym firmę w oczach osoby obdarowanej.

Czy każdy musi mieć wizytówkę?

Oczywiście, że nie, jeżeli to co robisz w życiu nie wymaga spotkań o charakterze biznesowym. W przeciwnym wypadku wizytówki mogą Ci się bardzo przydać. Nawet jeżeli nie spotykasz się zbyt często powinieneś mieć zapas wizytówek. Są przynajmniej trzy powody, dla których warto używać wizytówek:

1. Pomagają w nawiązaniu kontaktu.
2. Ułatwiają zapamiętanie imienia i nazwiska osoby, z którą przed chwilą rozmawialiśmy.
3. Pozwalają na zbudowanie profesjonalnego wizerunku w oczach naszego rozmówcy.

Jak ma wyglądać dobra wizytówka?

Biznesowa etykieta mówi, że wizytówka powinna być maksymalnie prosta w formie. Prostokąt wykonany z białego, gładkiego, matowego papieru o wysokiej gramaturze z nadrukiem w kolorze czarnym.

Ja, jako właściciel wizytówki, która nie spełnia powyższych wymogów, podzielę się swoimi spostrzeżeniami.

Wizytówka ma być praktyczna

Wygląd wizytówki zależy od gustu właściciela, a jak wiadomo o gustach się nie dyskutuje.
Jeżeli chcesz, żeby twoja wizytówka była praktyczna, zwróć szczególną uwagę na poniższe elementy:

Standardowe wymiary

Zwykle wymiary wizytówki wynoszą 90x50mm. Coraz częściej spotyka się również wizytówki o wymiarach karty kredytowej. Wizytówki o takich wymiarach można bez problemu schować do portfela czy wizytownika.

Niezbędne informacje

Powinna zawierać niezbędne informacje. Boleśnie się o tym przekonałem, gdy kilka lat temu rozdawałem na pewnej konferencji wizytówki i musiałem dopisywać na nich swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu (wizytówka zawierała tylko dane o organizacji, którą reprezentowałem) .

Wizytówka osoby prywatnej będzie się oczywiście różnić zawartością od wizytówki firmowej. W przypadku tej pierwszej poza imieniem i nazwiskiem powinna zawierać numer telefonu oraz adres. Firmowa wizytówka dodatkowo musi zawierać pełną nazwę, logo firmy oraz jej adres. Powinna również zawierać stanowisko jakie zajmujemy w firmie, adres strony www oraz e-mail. Numer telefonu komórkowego można umieszczać wtedy, gdy korzysta z niego wyłącznie posiadacz wizytówki.

Czytelna

Czytelna wizytówka to taka, która pozwala na „pierwszy rzut oka” stwierdzić kogo reprezentuje i jak się z tą osobą skontaktować. Dopisywanie wielu numerów telefonów, komunikatorów internetowych, numerów NIP czy REGON sprawia, że wizytówka przestaje spełniać to zadanie.
Tak samo jest gdy na wizytówce pojawia się motyw graficzny pełniący rolę tła. Zlewa sie on często z tekstem i sprawia, że trudno cokolwiek odczytać.

Charakterystyczna i ciekawa

Tu właśnie najbardziej widać różnice pomiędzy wytycznymi etykiety biznesowej a moim osobistym podejściem do wizytówek.
Gdyby wszystkie wizytówki były drukowane na białym papierze i zawierały dokładnie takie same informacje rozmieszczone w tych samych miejscach i do tego zapisane tym samym kolorem, to z trudem spełniałyby swoją podstawową funkcję.

Wyobraź sobie sytuację, kiedy na spotkaniu biznesowym otrzymujesz w krótkich odstępach czasu kilkanaście wizytówek wyglądających niemal identycznie i następnego dnia chcesz zadzwonić do do jednej z poznanych osób jednak nie pamiętasz jej nazwiska. Dlatego właśnie uważam, że wizytówka powinna być charakterystyczna. Łatwiej ją wtedy skojarzyć z osobą, od której ją otrzymaliśmy.

Bardzo wyraźnym przykładami charakterystycznych wizytówek są:

• wizytówka z dziurami należąca do prezesa wytwórni serów szwajcarskich
• wykonana z cienkiego kawałka aluminium wizytówka przedstawiająca producenta blach.

Ciekawą wizytówkę zafundował sobie również Poul Nielsen – trener fitness. Należy ją rozciągnąć żeby przeczytać informacje na niej zawarte.

Szkoda tylko, że jest niepraktyczna. Bo jak tu przepisać numer Poula do telefonu? Nosem?

Wyróżnić się można również treścią. Przeglądając wizytówki natrafiłem na jedną, która na odwrocie ma napisane takie zdanie: „Zapytaj mnie o I Wojnę Światową…” Nie dość, że to odróżnia wizytówkę od innych to jeszcze ułatwia nawiązanie kontaktu. Czytający ma pretekst, żeby zacząć rozmowę.

Czysta i dobrze wykonana

Jakbyś się czuł gdyby ktoś, kogo poznajesz podał Ci brudną rękę? Ja miałbym już pewną opinię na temat takiej osoby. To samo dotyczy wizytówek. Wizytówka musi być czysta!

Druga kwestia to staranne wykonanie. Czasem zdarza mi się otrzymać wizytówkę która jest krzywo wycięta i widać na niej fragment „ramki”. To również nie wywołuje dobrych skojarzeń. Nie pozwól, żeby Twoja wizytówka wyglądała tak, jakbyś ją wycinał w pośpiechu i na kolanie.

Jest jeszcze jeden element na który należy zwrócić uwagę – papier. Nie może to być papier zbyt cienki. Taka wizytówka wygląda jak ulotka albo świstek papieru.

Aktualna

Dane na wizytówce muszą być aktualne. Poprawki nanoszone ręcznie nie są estetyczne i psują obraz wizytówki (a czasem nawet nasz). „Aktualne” znaczy również odpowiednie do spotkania, które właśnie się toczy. Jeżeli jestem wiceprzewodniczącym stowarzyszenia i idę na spotkanie właśnie w tej roli, to nie powinienem przedstawiać wizytówki z serwisu Dochodowo.pl. Analogicznie jest w przypadku taksówkarza, który jest jednocześnie członkiem koła łowieckiego. Podobnie jest również z firmami, które mają wiele marek czy serwisów internetowych. Jeżeli pracownicy tych firm będą rozdawać klientom nieodpowiednie wizytówki to mogą wywołać u nich efekt dezorientacji.

Jak zrobić dobrą wizytówkę?

Projekt

Projekt wizytówki można wykonać samodzielnie. Służy do tego wiele programów, dostępnych w Internecie. Można również zlecić zaprojektowanie wizytówki grafikowi. Niezależnie od tego czy wykonasz projekt wizytówki samodzielnie czy zlecisz grafikowi pamiętaj, że stanowi ona element identyfikacji wizualnej (Twojej osoby lub firmy). Postaraj się aby wizytówka była spójna graficznie z pozostałymi elementami, takimi jak logo firmy, papeteria, czy wreszcie strona www. Dzięki temu osoba, która otrzymała wizytówkę po wejściu na stronę internetową będzie w pewnym sensie oswojona z jej wyglądem.

Drukowanie

Jeżeli nie rozdajemy wielu wizytówek to możemy je wydrukować samodzielnie. Należy tylko pamiętać o tym, aby je starannie wyciąć. Przy większej ilości robi się to bardzo praco- i czasochłonne. Rozwiązaniem jest firma poligraficzna, która wydrukuje wizytówki według dostarczonego projektu (większość firm poligraficznych posiada kilkadziesiąt gotowych wzorów, z których można skorzystać, ale nie polecam tego rozwiązania).

Koszt wydrukowania zależy od użytego papieru, ilości użytych kolorów, od tego czy nadruk będzie jednostronny czy obustronny oraz czy zażyczymy sobie jakieś specjalne wykończenie. Cena za wydrukowanie wizytówki maleje proporcjonalnie do liczby zamówionych sztuk. Nie zamawiajmy jednak zbyt wielu wizytówek jednorazowo, ponieważ dane na nich zawarte mogą się zmienić, a skreślanie i dopisywanie np.: aktualnego numeru telefonu nie jest profesjonalne.

Jak i kiedy wręczać wizytówki?

Dobrze zaprojektowana i wykonana wizytówka to nie wszystko. Równie istotne jest jej wręczanie.
Ten temat szczegółowo opisuje biznesowy savoir-vivre. Obowiązuje on przede wszystkim prezesów dużych korporacji i przedstawicieli dyplomacji. Te zasady czasem mogą wyglądać bardzo sztucznie dlatego ja bardziej stosuję się do tego co usłyszałem od pewnego dyplomaty. Powiedział on, że savoir-vivre to przede wszystkim okazanie drugiej osobie szacunku.

Mając na uwadze szacunek dla drugiej osoby przedstawiam poniżej kilka uwag na temat wręczania i otrzymywania wizytówek:

• Wymiana wizytówek może mieć miejsce zarówno na początku spotkania, jak i pod jego koniec. Wręczanie wizytówki na początku ułatwia zapamiętanie rozmówców, zwłaszcza gdy odbywa się ono w szerszym gronie i wcześniej nie zostaliśmy przedstawieni. Często zdarza mi się wręczać wizytówkę w trakcie spotkania (gdy kontekst rozmowy na to pozwala). Wymiana wizytówek pod koniec spotkania również jest możliwa pod warunkiem, że z rozmowy można wywnioskować, że dana osoba chciałaby utrzymać z nami kontakt.
• Jeżeli przychodzisz do biura na spotkanie, to dobrze jest wręczyć wizytówkę sekretarce, żeby wiedziała kogo ma przedstawić.
• Wizytówkę podajemy bezpośrednio do ręki, w taki sposób, żeby obdarowany mógł swobodnie przeczytać nasze dane.
• Jeżeli jako pierwszy otrzymałeś wizytówkę to podziękuj i zrewanżuj się swoją.
• Po otrzymaniu wizytówki nie wolno jej od razu chować. Należy zapoznać sie z jej treścią. Można ewentualnie skomplementować jej wygląd jeżeli faktycznie jest ciekawa. Potem można ją pozostawić na widoku (jeżeli wymiana nastąpiła na początku lub w trakcie spotkania) albo schować do portfela, wizytownika, torebki czy wewnętrznej kieszeni marynarki (nigdy do kieszeni w spodniach).
• W przypadku kolejności wręczania spotkałem się z dwiema opiniami. Pierwsza mówi, że przy wręczaniu wizytówek obowiązują takie same zasady jak przy podawaniu rąk (pierwszeństwo ma kobieta, osoba wyższa statusem, starsza, itd.). Druga natomiast porównuje wymianę wizytówek do wzajemnej prezentacji (zaczyna osoba „mniej ważna”). Wszystko zależy od konkretnej sytuacji. Spojrzenie pod kątem szacunku jest chyba najlepszym wyjściem. Nie wolno „wciskać” komuś swojej wizytówki, bo skończy ona jak ulotka rozdawana na ulicy.
• Warto mieć wizytówki zawsze pod ręką, by nie przeszukiwać nerwowo kieszeni lub torebki.
• Nigdy nie wręczajmy wizytówek podczas jedzenia.

Przedstawione wskazówki zależą oczywiście od konkretnej sytuacji.

Elektroniczne wizytówki

WWWizytówki

W dobie Internetu nie można pominąć stron www zawierających dane o firmie czy osobie prywatnej. Takie strony pozwalają przedstawić dużo więcej informacji niż klasyczne kartoniki.

Wizytówki z komórki

Drugim popularnym rozwiązaniem jest vCard czyli rodzaj pliku w którym zapisane są dane teleadresowe. vCardy mogą zawierać informacje o personaliach, adresowe, telefoniczne, adresy internetowe, logo, fotografie, a także elementy dźwiękowe. Można je wysyłać zarówno przez internet jak i telefony komórkowe.

Jeżeli często poznajesz ludzi w mniej formalnych sytuacjach i podajesz swój numer telefonu komórkowego to możesz stworzyć sobie dodatkowy wpis w swoim telefonie opatrzony Twoim imieniem i nazwiskiem. Poza numerem dopisz tam inne dane, które chciałbyś przekazać nowopoznanym osobom (np.: e-mail czy adres strony www). Dzięki temu podczas spotkania zamiast dyktować swój numer będziesz mógł przesłać go przez podczerwień, SMSem albo przez bluetooth. A przy okazji prześlesz też inne informacje o sobie.

Może Cię zainteresować:

• Brak powiązanych artykułów