Negocjacje: Przygotowanie

O sukcesie w negocjacjach w dużej mierze decyduje przygotowanie. Paradoksalnie brak przygotowania jest również najczęściej popełnianym błędem. Panuje opinia, ze dobry negocjator polega na swojej intuicji. Prawda jest taka, że dobry negocjator to przede wszystkim dobrze przygotowany negocjator.

Nie ma nic gorszego, niż podejść do negocjacji z nastawieniem „posłucham, co mają mi do powiedzenia i wtedy zadecyduję co dalej”. Takie podejście od razu pogarsza Twoją pozycję. Negocjator, który podchodzi do rozmów niewystarczająco przygotowany będzie zmuszony do odpierania ataków. Natomiast przygotowanie pozwala przejąć inicjatywę w negocjacjach.

Oczywiście zakres przygotowania zależy od tego, czego dotyczą negocjacje. Jeżeli zastanawiasz się nad zakupem jakiegoś przedmiotu o niewielkiej wartości, to wystarczy Ci tylko przejrzenie kilku ofert i recenzji. Natomiast w przypadku, gdy czekają Cię negocjacje z ważnym klientem, czy dostawcą to lepiej się do nich dobrze przygotować.

Co chcesz osiągnąć?

To pytanie wydaje się banalne, ale w rzeczywistości wcale tak nie jest. Załóżmy, że chcesz kupić samochód. Czy wystarczy, że będzie miał 4 koła i będzie jeździł? Czy może zależy Ci na konkretnej marce? Ma być duży czy mały? Terenowy, czy limuzyna? Nowy czy używany? Może zależy Ci, żeby miał elektrycznie otwierane szyby i klimatyzację? Jaki ma mieć kolor?

Nawet kupując szczoteczkę do zębów do wyboru mamy różne kolory, twardość. A może to ma być elektryczna szczoteczka do zębów?

Teraz pomyśl ile jest wariantów przy negocjowaniu warunków współpracy z inną firmą, czy przy uzgadnianiu szczegółów długoterminowego kontraktu z klientem czy dostawcą.

Kiedy już wiesz dokładnie co chcesz wynegocjować zastanów się jaką wagę mają poszczególne cele i…

Ustal swoje priorytety!

Gavin Kenedy proponuje, żeby podzielić swoje cele nadając im przymiotniki bardzo, średnio i mało (ważne).

Bardzo ważne: to sprawy, które są dla Ciebie najistotniejsze, aby doszło do porozumienia, musisz je osiągnąć
Średnio ważne: to cele, które chciałbyś osiągnąć, ale nie są to cele krytyczne
Mało ważne: to cele, które również chcesz osiągnąć ale nie za cenę rezygnacji z porozumienia.

Możesz również poukładać sobie te cele według ich wagi przyporządkowując każdemu z nich odpowiednią ilość punktów.

Ja stosuje kombinację tych dwóch sposobów. Najpierw każdy cel umieszczam w jednej z 3 grup a potem nadaję im punktację w obrębie grupy.

W czasie nadawania priorytetów poszczególnym celom warto pomyśleć jakie znaczenie ma dla Ciebie czas. Czy jesteś zmuszony do jak najszybszego wynegocjowania porozumienia? A może masz na tyle dużo czasu, że nie musisz się spieszyć?

Generalnie można powiedzieć, że im więcej masz czasu tym lepiej, bo nie działasz pod wpływem presji.

Jakie są twoje granice?

Górna granica to inaczej oferta otwarcia, czyli pierwsza propozycja jaką złożysz. Jaka powinna być? Mój znajomy powiedział mi niedawno, że gdy klient prosi go o podanie ceny to zwykle podaje tą, która według niego jest sprawiedliwa. Wydaje się, że takie podejście jest dobre, bo jest uczciwe. Niestety nie należy ono do najlepszych. Żeby to wyjaśnić posłużę się przykładem:

Załóżmy, że prowadzisz serwis rowerowy. Przychodzi do Ciebie klient i prosi o naprawienie roweru. W gdy negocjujecie cenę za tą naprawę to podajesz 40PLN (bo uważasz, że ta usługa jest tyle warta). Klient chciałby jednak coś „urwać”. Ty się nie zgadzasz, bo poniżej tej ceny przestaje Ci się ta naprawa opłacać. W takim przypadku klient prawdopodobnie odejdzie niezadowolony, z przekonaniem, że miał do czynienia z upartym gościem.
Możliwy jest też inny scenariusz. Gdybyś trafił na klienta, który przekonałby Cię do obniżenia ceny to również byś stracił.

Dlatego właśnie nie powinieneś zaczynać rozmów od zaproponowania rozwiązania, które powinno być końcowe. Jeżeli masz podobne podejście jak mój znajomy to w czasie przygotowania poświęć chwilę na negocjacje z samym sobą.

Oczywiście oferta otwarcia nie może być też za wysoka. Przedstawienie przesadnie wygórowanych oczekiwań może wystraszyć partnera, z którym negocjujesz albo sprawić, że Cię wyśmieje. Zarówno jedna jak i druga reakcja może spowodować zerwanie negocjacji i brak porozumienia.

Osobiście uważam, że dobrze jest gdy oferta otwarcia pokrywa się albo jest niewiele wyższa od optymistycznego wariantu porozumienia.

Jakie powinno być minimum? Musi być tak nisko, żeby zupełnie nie opłacało Ci się zejść poniżej. Nie ma sensu ustawianie tej granicy wyżej (ambitniej), bo w ten sposób maleje Twoja motywacja. Zwiększa się również prawdopodobieństwo, że przekroczysz to swoje minimum narażając się na straty.

Jak to osiągnąć?

Gdy już wiesz, czego oczekujesz, wiesz jakie są Twoje cele i jakie mają priorytety, powinieneś opracować plan, żeby te cele zrealizować. Ciężko jest przewidzieć, jak potoczą się negocjacje, ale przygotowanie kilku scenariuszy z pewnością zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu.

Czym dysponujesz?

Zastanów się co już posiadasz albo bez problemu możesz mieć. Mam na myśli wszystko to co możesz wykorzystać przy negocjacjach. Poszukaj w wielu sferach życia, np.:

Ludzie: Czy masz jakiegoś znajomego, do którego mógłbyś zadzwonić z prośbą o radę w czasie negocjacji?
Pieniądze: Czy dysponujesz jakąś dodatkową gotówką? Przecież może się okazać, że dostaniesz ofertę w stylu: „druga sztuka za 50% ceny”.
Praca: Czy możesz dodać jakąś usługę do negocjowanego pakietu?
Czas: W jaki sposób możesz wykorzystać czas? Zdarza sie, że np.: szybsza dostawa może być wiele warta dla drugiej strony.
Relacje: Bardzo istotna kwestia to relacje między partnerami. Miałem okazję się o tym przekonać (link do artykułu). Warto sobie zadać pytanie: Czy zależy mi na dobrych relacjach i czy będę robił interesy w przyszłości z tym partnerem?”

Stwórz strategię ustępstw!

Gdy już masz sprecyzowaną ofertę otwarcia to możesz przygotować strategię ustępstw.
Dwie zasady:
Zawsze rezygnuj z mniej ważnych celów na rzecz tych, które są dla Ciebie bardzo istotne.
Początkowo możesz zgadzać się na duże ustępstwa ale z biegiem czasu powinny być one coraz mniejsze.

Czy istnieje alternatywa?

Czy są jakieś alternatywy dla obecnych negocjacji? Co zrobisz, gdy negocjacje nie zaowocują porozumieniem? Może jest kolejny kontrahent. A może poradzisz sobie w inny sposób. Zastanów się czy istnieje jakaś BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) czyli najlepsza alternatywa negocjowanego porozumienia. Posiadanie takiej alternatywy może być bardzo pomocne. Daje Ci komfort w czasie negocjacji. Natomiast gdy druga strona zda sobie sprawę, że nie czujesz presji to zostanie zmuszona do odpowiedzi na pytanie: Co zrobię, gdy negocjacje zostaną zerwane? Jeżeli druga strona nie będzie miała dobrej alternatywy to strach przed zerwaniem negocjacji może sprawić, że otrzymasz korzystniejszą ofertę.

Postaw się po drugiej stronie.

Część osób postępuje w myśl zasady: „niech każdy troszczy się o siebie”, być może dlatego, że najtrudniej jest postawić się z drugiej strony. To co powinieneś zrobić teraz to nic innego jak przeanalizowanie powyższych zagadnień z punktu widzenia drugiej strony negocjacji.

Zrozum osobę.

Po drugiej stronie stołu zawsze będziesz miał do czynienia z człowiekiem. Dlatego warto jest zrozumieć kim jest ta osoba, jakie ma usposobienie? Każdy z nas inaczej reaguje. Jedni są bardziej impulsywni inni opanowani. Zrozumienie drugiej strony pozwoli Ci przygotować się na jej reakcje.

Jakie stanowisko reprezentuje?

Przeanalizowanie stanowiska Twojego partnera w negocjacjach jest tak samo ważne jak określenie własnego stanowiska. Zastanów się co może być dla niego istotne. Jakie ma cele i priorytety? Pamiętaj, że nie zawsze to co jest dla Ciebie istotne będzie tak samo ważne dla drugiej strony. Weź pod uwagę również sposób w jaki Twój partner może chcieć osiągnąć swoje cele. Istotny jest też czas w jakim będzie chciał je osiągnąć. Czy posiada jakieś alternatywy do tego co chcesz mu zaproponować?

Praktyka

W praktyce bardzo pomocne są dwa narzędzia. Kartka i coś od pisania. Jeżeli zamierzasz się przygotować tylko w myślach, to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że w czasie negocjacji „wypadną Ci z głowy” niektóre propozycje czy mniej ważne cele. Zapisując na kartce masz pewność, że o niczym nie zapomnisz.

Analizę możesz przeprowadzić tak, jak opisałem to w artykule, czyli najpierw przeanalizować siebie i swoje stanowisko a następnie wziąć pod uwagę interesy drugiej strony. Możesz również analizować obie strony równolegle według prostego schematu:

negocjacje schemat

Może Cię zainteresować:

  • bu$ka

    😉 dziś natknęłam się na bardzo ciekawą stronę dotyczącą negocjacji – szczególnie tych dotyczących relacji pracodawca-pracownik. jeśli chcecie poznać różne triki manipulacyjne i sposoby radzenia sobie z nimi- to zapraszam do zerknięcia na stronkę 🙂

    http://www.pracuj.pl/kariera-negocjacje.htm

  • Damian Blandzi

    Jakub Ujejski napisał w swoim artykule:

    O sukcesie w negocjacjach w dużej mierze decyduje przygotowanie. Paradoksalnie brak przygotowania jest również najczęściej popełnianym błędem. Panuje opinia, ze dobry negocjator polega na swojej intuicji. Prawda jest taka, że dobry negocjator to przede wszystkim dobrze przygotowany negocjator

    jednak, są sytuacje, kiedy nie ma czasu na przygotowanie. Kiedy pracowałem jako spedytor w firmie handlowej, byłem odpowiedzialny za ładunki powrotne ciężarówek, które wracały z EU.
    Najwięcej ofert znajdywałem na giełdzie transportowej TRANS. Ogłoszenia o wolnych ładunkach, ukazywały się co kilka minut. Dobre oferty często były aktualne przez 5-10 minut. Musiałem dzwonić do oferenta, rozmawiać o stawce za transport. Musiałem odpowiadać natychmiast, moja rozmowa wyglądała mniej więcej tak:
    – Witam. Ja w sprawie ładunku. Mam wolne auto. Proszę powiedzieć jaka stawka za ten fracht?
    – 500 EUR
    – Za 700 EUR biorę.
    – Nie ma mowy. 520 to jest maksymalna cena.
    Wtedy schodziłem delikatnie z ceny.
    – Wezmę ten ładunek za 670. Pasuje?
    – Proszę Pana, 520 daję najwięcej.
    Najczęściej cena 520 nie była zła, jednak trzeba było trochę ponegocjować, by uzyskać jeszcze lepszą ofertę.
    – Ja się zastanowię i oddzwonię za chwilę.
    Przerwanie rozmowy było bardzo potrzebne. W tym czasie, mogłem skonsultować się z przełożonym, co do ceny. Przerwa trwała nie dłużej niż 5 minut. Po tym czasie dzwoniłem i jeśli oferta była aktualna rozmowa wyglądała mniej więcej tak:
    – Witam, jeszcze raz ja, w sprawie ładunku. Rozmawiałem z przełożonym, dobrze, niech stracimy, bierzemy ten ładunek za 550 EUR.
    – Dobrze.
    To było bardzo ważne zdanie. Wyrażenie: „niech stracimy” powodowało, że klient często czuł się wygrany w negocjacjach, w rzeczywistości każdy z nas był zadowolony.
    Oczywiście, w trakcie negocjacji, musiałem mieć pojęcie na temat stawek. Jednak na dokładne przygotowanie, dokładne wyliczenia nie było czasu.

  • Jakub Ujejski

    Czasem faktycznie proces negocjacyjny trwa bardzo krótko i trudno się do takich negocjacji przygotować. Jednak nawet w przypadku opisanym przez Damiana jest możliwość przygotowania. Może nie do konkretnej rozmowy, ale do pewnego typu rozmów. Zawsze można zapoznać się z cenami obowiązującymi w danej branży, można przygotować krótki scenariusz rozmowy (domyślam się, że te rozmowy które przeprowadzałeś Damianie były do siebie bardzo podobne).

  • Kasia

    Zgadzam sie z Jakubem.U mnie w pracy potencjalni klienci bardzo często probuja negocjowac ceny i choc nie mam czasu na przygotowanie sie do konkretnej sytuacji, to mam opracowany pewien schemat postepowania i wiem w jakim przypadku ile moge obnizyc cene.Dzieki temu czuje sie pewniej i negocjacje przebiegaja sprawniej.

  • Divine

    Czy ktos moglby mi pomóc? Chcialabym dowiedziec sie jakie są plusy i minusy negocjacji (15 plusów i 15 minusów). Potrzebne jest mi to na uczelnię. Moze znajdzie się ktos zyczliwy ? 🙂

  • Jakub Ujejski

    Sprecyzuj swoje pytanie, bo nie bardzo wiem co masz na myśli pisząc „negocjacje”.
    Jeżeli potraktujemy negocjacje jako proces dochodzenia do porozumienia to ciężko będzie wskazać plusy i minusy. Można mówić o plusach i minusach poszczególnych scenariuszy negocjacyjnych czy też technik.